Planificar un evento corporativo puede ser desalentador: equilibrar el presupuesto, los plazos, los menús, el entretenimiento y todo ello sin dejar de trabajar es, como mínimo, abrumador. Para colmo, usted quiere que el evento de este año supere al del año pasado.

Entonces, ¿cómo quedarse y asegurarse de que su evento salga a pedir de boca? Nuestra lista de comprobación, elaborada por equipos de organización de eventos con más de 80 años de experiencia combinada en el sector, le facilitará las cosas.

Crea tu comité de planificación de eventos
Si dispones de los recursos humanos necesarios, reúne un comité compuesto por los siguientes miembros:

Jefe de proyecto***

Supervisa todas las facetas del acto y es responsable en última instancia de su ejecución.
Gestiona el presupuesto y las decisiones de compra
Dirige las decisiones relativas a los temas, las actividades y el calendario del acto.
Tareas: 2, 3 y Supervisa todas las demás tareas
Director de Comunicación***

Trabaja con el Jefe de Proyecto para identificar la lista de asistentes
Se asegura de que los invitados dispongan de todo lo necesario para sacar el máximo partido al evento
Desde los mapas hasta los horarios, pasando por la elaboración de la lista de confirmación de asistencia, el responsable de comunicación se asegura de que todos los asistentes estén "al tanto".
Responsable del envío de todas las invitaciones y recordatorios del evento
Tareas 1, 9 y 10
Responsable de Experiencia y Entretenimiento***

Trabaja con el Jefe de Proyecto para encontrar un lugar de celebración y planificar las opciones de comida y bebida.
Planifica todas las actividades y el entretenimiento del evento, con la ayuda del Jefe de Programación.
Tareas 4, 5 y 6
Responsable del diseño creativo

Su Jefe de Diseño Creativo está ahí para hacer que su evento tenga un aspecto fantástico
Elabora todos los elementos visuales para los materiales impresos y web, los horarios, la señalización, las plantillas de presentación, el botín, etc.
Tareas 6 y 7
Responsable de programación

Trabaja con el Jefe de Proyecto para seleccionar la fecha
Trabaja con el Jefe de Experiencia del Evento y Entretenimiento para gestionar el itinerario, coordina las horas de inicio y fin con el entretenimiento y el servicio de comidas.
Se asegura de que todo el mundo esté en el lugar y el momento adecuados.
Ayuda a atar todos los cabos sueltos y se asegura de que se cumplan los plazos.
Tareas 3, 8, 10 y ayuda con todas las demás tareas

*** para equipos y eventos más pequeños, dar prioridad a estos puestos

Lista de tareas para la planificación de su evento
1 - ¿Quién asistirá?
¿Se trata de un asunto de equipo, de departamento o de toda la empresa? El tamaño del grupo lo define casi todo, incluido el presupuesto, el lugar de celebración, el entretenimiento y la comida, así que empiece por aquí la planificación.

2 - Establezca un presupuesto
El éxito está asegurado si planificas tu presupuesto con antelación, trabajas por etapas y te ciñes al plan. Ten en cuenta que el coste medio de un evento oscila entre 75 y 180 dólares por persona.

3 - Elija una fecha
Elegir la fecha y hora adecuadas es fundamental para el éxito de su acto. Además de elegir una fecha que convenga a la mayoría de los asistentes, hay otros factores que deberá tener en cuenta.
factores que deberá tener en cuenta:

Principales festividades
Celebraciones religiosas
Vacaciones escolares
Puentes
Acontecimientos deportivos
Estacionalidad
Otros factores específicos de su localidad
Intente seleccionar al menos dos fechas que puedan funcionar para que, a la hora de buscar el lugar de celebración, tenga flexibilidad de horarios.

4 - Seleccione el lugar de celebración
La selección del lugar de celebración es una parte crucial del proceso de planificación del evento. Muchas empresas tienden a inclinarse por espacios convencionales, como salones de actos, salones de baile de hoteles y restaurantes. Sin embargo, las fiestas más memorables se celebran en lugares poco convencionales, como parques, almacenes, muelles o yates.

No se sienta limitado por la ubicación a la hora de planificar su evento. Salga de su zona de confort para planificar algo realmente extraordinario.

5 - Planificar la comida y la bebida
La selección de alimentos puede variar desde pequeños bocados hasta comidas completas. Esta selección depende de varias cosas:

Hora del acontecimiento
Duración del acto
Presupuesto
Las opciones de bebida pueden hacer subir o bajar el presupuesto. Para los que tengan un presupuesto ajustado, considera la posibilidad de tener "tickets de bebida" en los que los asistentes tengan limitadas algunas bebidas a tu cuenta. Si quieres seguir teniendo barra libre, limita la selección a cerveza, vino y refrescos comprados con antelación.

6 - Organice actividades de entretenimiento
No todas las fiestas de oficina tienen presupuesto para actividades de entretenimiento, pero si hay espacio en su presupuesto, ¡podría llevar su evento al siguiente nivel!

Asegúrate de hablar con el lugar de celebración sobre el entretenimiento y las actividades que ofrecen, o sobre los proveedores con los que colaboran. Muchas veces podrás ahorrarte uno o dos dólares si recurres a un proveedor recomendado.

Si tienes mano de obra, ¡no dudes en ser creativo! En Pinterest encontrarás un montón de ideas creativas para divertidas fiestas de oficina.

7 - Diseño y marca de su evento
Junto con su líder de diseño creativo, identifique todos los aspectos del evento que desea marcar. ¿Piensa colocar su logotipo en las servilletas, los manteles, el suelo o el botín?

Una vez que tengas claro el lugar de celebración, podrás empezar fácilmente con este paso. Una vez más, no dudes en ponerte en contacto con la persona de contacto del lugar de celebración para que te dé las especificaciones.

Nota: Esto suele ser una tarea para los eventos más grandes, de toda la empresa o de cara al cliente, así que no te preocupes por este paso si tienes un presupuesto limitado.

8 - Definir el itinerario
Este paso casi se escribe solo. El responsable de programación se encargará de recopilar toda la información y los horarios pertinentes y de ponerlos en un formato digerible para todos los asistentes.

9 - Establecer el código de vestimenta
Este es un paso bastante importante que muchas veces se olvida. Dependiendo del lugar, el entretenimiento y las actividades previstas, el código de vestimenta cambiará. Asegúrese de que sus asistentes sepan no sólo lo formales que deben vestir, sino también lo abrigados que deben ir.

Navegar bajo la luz de la luna en cualquier ciudad es precioso, pero puede hacer frío dependiendo de la época del año. Ponte en contacto con el lugar de celebración para que te recomienden ropa si vas a celebrar tu evento al aire libre o en un lugar único.

10 - Envíe invitaciones (y recordatorios)
Una vez que hayas identificado la fecha y el lugar de celebración, envía una invitación inicial a todos los asistentes para que puedan bloquearla en su calendario. Sin embargo, no hace falta que tengas todos los detalles en esa primera invitación, ya que lo más probable es que aún estés en la fase de planificación.

Asegúrese de enviar al menos un recordatorio de seguimiento con detalles adicionales antes del evento. Este recordatorio debe incluir lo siguiente:

Fecha/Hora
Ubicación
Mapa
Aparcamiento
Código de vestimenta
Mini descripción de la comida/bebida (para que la gente sepa si va a comer algo antes)
Descargue y comparta la infografía completa - Descargar

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